tutorial mail merge

. TUTORIAL MAIL MERGE .

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.


Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

       Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

       Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

       Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

       Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

       Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

1.     Selanjutnya kita akan memilih data source.

2.     Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

3.     Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

4.     Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotakFirst row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

5.     Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

6.     Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

7.     Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tips:

• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results. Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. 

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:

       All untuk mencetak semua surat.

       Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

       Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Seperti yang sudah diketahui oleh pengguna microsoft office 2007, banyak sekali perubahan tampilan toolbar pada microsoft word 2007. Bagi mereka yang agak malas atau mungkin tidak punya banyak waktu untuk belajar memahami word 2007 mungkin akan lebih baik kembali ke microsoft word versi klasik yang dirasa toolbarnya sudah familliar dengan mereka. Cara membuat data dengan fasilitas mail merge pada microsoft word 2007 langkahnya tidak jauh berbeda jika dibandingkan dengan microsoft word versi klasik, seperti yang telah disebutkan di atas tadi, microsoft word 2007 toolbarnya sangat berbeda dengan versi klasik. jadi di sini akan dipandu menemukan toolbar-toolbar baru untuk penggunaan fasilitas mail merge. mari kita mulai belajar bagaimana penggunaan mail mergei pada microsoft word 2007.

1.     bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

2.  setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini.  Untuk teks yang saya beri tanda kurung seperti  <nama>, <alamat>, dan <kota>   itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.

3.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

4.    Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge.  Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start maili Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard…

5.  Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document ,

6. Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients

7.  Tahap selanjutnya pada   Select recipents pilih pada Type a New list,  lalu klik pada Create …

8.   setelah kamu klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

9.  Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

11.  Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini  “nama”, “alamat”, dan “kota” )

12.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  kemudian klik tombol OK

13.  Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol OK

14.  Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.

15.  Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>.  kita mulai dari <alamat> dulu.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

17.  Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

18.  Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

19.  Untuk merubah kode  <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result

20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.